Continuïteitsplanning

De door QMC toegepaste methode voor Bedrijfs Continuïteits Planning/Management (BCP/BCM) levert u de zekerheid dat, wanneer het moment daar is, u goed voorbereid en doelgericht aan de slag gaat. U kunt vooraf al aantonen wat de tijd-kritische processen zijn en dat de noodzakelijke maatregelen zijn getroffen.

Al onze producten zijn gebaseerd op een flexibele aanpak. Iedere organisatie is continu aan verandering onderhevig. Computertransacties in milliseconden, functiewisselingen, personeelswijzigingen, product assortiment, reorganisatie(s), groei of krimp, enz. U wilt een methode die hier bij voorbaat al mee om gaat.

Eerst wordt de doelstelling, nut en noodzaak, van het BCP vastgesteld. De kosten moeten immers in verhouding staan tot de “opbrengst”. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van een Business Impact Analyse. Vervolgens worden oplossingsscenario´s uitgewerkt aan de hand van de behoefte aan middelen in de tijd. Hieruit kiest de organisatie op basis van zekerheid en kosten. Aansluitend worden doelgerichte plannen opgesteld en getest zodat iedereen weet wat er gedaan moet worden en waar de middelen en informatie zich bevinden.

Verschillende fasen van een BCP zijn:

– Risico-Analyse
Met een Risico Analyse wordt bepaald welke risico’s u loopt en wat er aan investeringen tegenover zou mogen staan. In veel gevallen adviseren wij om een Business Impact uit voeren en eventueel in een later stadium een Risico Analyse als daar aanleiding voor is. (of u wilt meer dan BCP regelen).

– Business Impact Analyse (gevolgen analyse)
Met een Business Impact Analyse wordt vastgesteld binnen welke tijd, na een calamiteit, delen van uw organisatie weer-beperkt-operationeel moeten zijn. De gestructureerde aanpak zorgt voor een analyse welke goed onderhoudbaar is. In veel gevallen is een BIA voldoende en pragmatischer om vast te stellen wat er nodig is om tot een goed Continuïteits Plan te komen.

Het resultaat is een goed houvast om gericht naar mogelijke oplossingen te gaan zoeken voor de TIJD-kritische processen.

Wanneer het management hiervan reeds een goed beeld heeft kan direct met de volgende fase worden aangevangen.

– Strategie/Uitwijkmethode
Er zijn altijd alternatieven te vinden om een organisatie in korte tijd ergens anders, of op dezelfde locatie te hervatten. Om zekerheid te kunnen bieden zullen de meeste organisaties er de voorkeur aan geven om een oplossing te regelen welke niet van geluk en positieve verwachtingen samenhangt. Zekerheid dat een locatie en de minimaal benodigde middelen beschikbaar zijn is het minste dat gewenst is. Met enige regelmaat kunnen testen is een ander belangrijk aspect.

Op basis van de eerdere BIA resultaten kiest het management uit de mogelijke oplossingen. Door de BIA resultaten kan het management ook zien wat “iets langzamer” en “iets sneller” voor gevolgen heeft ten opzichte van de minder- dan wel meerkosten.

– Opstellen plannen
Wanneer duidelijk is wat de structuur van de oplossing is kunnen de taakgerichte plannen worden opgesteld. Op dit moment wordt er een groter deel van de organisatie bij betrokken. Het opstellen van plannen heeft als doel om de communicatie ten tijde van een calamiteit te verminderen door vooraf afspraken te maken. Daarnaast is de organisatie veel minder afhankelijk van de kennis van de beschikbare medewerkers.

– Periodiek onderhoud van de plannen
Als u niet van plan bent om uw plannen te gaan onderhouden is de kans dat u op het moment van de calamiteit een gedateerd plan hebt groot.
QMC biedt met haar onderhoudsservice de zekerheid voor uw organisatie dat er regelmatig onderhoud plaatsvindt. In samenspraak met de verantwoordelijke voor het BCP en eventueel een coördinator traint QMC medewerkers en houdt het plan actueel. Uiteraard kunt u tussentijds wijzigingen doorgeven.

– Beschikbaarheid van uw plannen
In veel gevallen is een papieren plan het meest geschikt om op het moment van de calamiteit mee te werken. Afhankelijk van de omstandigheden en beschikbaarheid van alternatieven kunnen ook digitale versies een prima oplossing zijn.